Regla 1-3-5: el sistema de productividad que prioriza la flexibilidad para completar tu lista de tareas

No importa qué técnica o fórmula de productividad utilices para aprovechar al máximo tu tiempo. Es más que probable que cualquiera de ellas comienza con algo tan sencillo como es hacer una lista con las cosas que debes hacer durante el día. El problema es que, algo tan sencillo como ordenar esas tareas una tras otra, se convierten en todo un reto. Asúmelo. Por mucho que lo intentes, no vas a tener tiempo de hacerlas todas en un solo día.

Asumir la certeza de que el día no tiene más que 24 horas es el primer paso para afrontar con éxito la regla 1-3-5. El segundo es definir qué tipo de tarea es cada una de ellas y su urgencia o importancia. Si adquieres este hábito, descubrirás que este método consigue reducir los niveles de frustración por no completar todas las tareas del día, al tiempo que consigue mejorar el aprovechamiento del tiempo.

Qué es la regla 1-3-5 y cómo aplicarla

El extraño nombre de esta regla es, en realidad, una clara descripción de qué se esconde tras este sistema de organización y planificación de tareas. Consiste en diseñar las listas de tareas dando prioridad a una gran tarea al día (solo una), seguida de tres tareas medianas, para terminar con cinco tareas pequeñas.

Clasificar una tarea complicada será más o menos sencillo. Es esa que llevas semanas postponiendo porque requiere dedicarle varias horas y atención plena. Probablemente te costará algo más determinar si una tarea es mediana o pequeña: si te ocupa más de media hora, es mediana. Si la completas en solo unos minutos es pequeña.

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Completar la tarea más pesada y compleja será todo un reto, por lo que te recomendamos utilizar latécnica de trabajo profundo o “comerte el sapo” a primera hora. De ese modo, se potencia la motivación por haberte librado del mayor “marrón” del día y saber que, a partir de ese momento, todo va a ser más fácil.

Lo bueno de esta regla es que, a diferencia del método 3-3-3, las tareas pueden adaptarse a tu agenda e incluso puedes intercalar tareas medianas con pequeñas para que se adapten mejor a tu horario. Si eliges esta opción, deberás calcular el tiempo aproximado que tardarás en completarla, y restarle unos minutos para que la Ley de Parkinson no entre en juego y pierdas un tiempo precioso en una tarea que, en realidad, no lo necesita.

Además de adaptarse a tu agenda, la flexibilidad de la regla 1-3-5 permite agrupar o dividir tareas para encajar mejor en los huecos disponibles. ¿Solo tienes dos tareas medianas? No hay problema, junta dos o tres tareas más pequeñas en un bloque y así completas el espacio de la tercera mediana en tu agenda. El objetivo es completar tareas.

Lo mismo puedes hacer si consideras que una tarea mediana puede dividirse en varias pequeñas e incluso repartirse entre diferentes días. La clave de esta regla es conseguir que las tareas no se amontonen por no encontrar el tiempo para hacerlas. De ese modo, irás tachándolas de tu lista de tareas de forma progresiva sin darte la oportunidad de posponerlas.

La flexibilidad que aporta este sistema no solo permite organizar mejor tu tiempo en el ámbito profesional, también puede aplicarse para cualquier aspecto de tu vida personal.

¿Estás preparando un viaje? La tarea principal podría ser reservar los billetes o buscar un alojamiento a buen precio. Las tareas medianas podrían ser buscar rutas o lugares de interés o comprar entradas a los museos, etc. Por último, las pequeñas podrían ser preparar una lista para que no se te olvide nada al preparar el equipaje, preparar los teléfonos de contacto o descargar el mapa offline de la zona en tu móvil.

No tienes que hacerlo todo el mismo día, pero al menos ya tienes claras las tareas y sabes cuanto te llevará cada una y evitarás dejarlo todo para el último día.

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Imagen | Pexels (Suzy Hazelwood)

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